PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI INFORMASI PERPUSTAKAAN DI ERA GLOBAL

Latar Belakang

Pada saat ini kita hidup di era global, dimana  kebutuhan manusia akan informasi terus  berubah. Dengan perkembangan teknologi  informasi  menimbulkan tuntutan hidup yang kian besar dan beragam yang mengakibatkan pola hidup masyarakat juga berubah. Pemustaka membutuhkan semakin banyak informasi untuk mengimbangi aktivitasnya,  sementara waktu mereka terbatas untuk menelusuri informasi tersebut, sehingga di perpustakaan dibutuhkan suatu layanan yang dapat memberikan kemudahan dalam menelusur  informasi secara  efektif dan efisien ,tepat  dan cepat (right information, right users and right now) . Disini perpustakaan harus menyesuaikan diri dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang ada. Menurut Budiasri[1] Dalam transformasinya di tengah kemajuan ilmu pengetahuan termasuk teknologi informasi dan komunikasi, perpustakaan harus mampu memberikan nilai  tambah pada informasi melalui ekspansi dan inovasi. Selain mempermudah dan memperluas akses, perpustakaan hendaknya mampu melakukan manajemen pengetahuan secara maksimal.

Dari paparan tersebut di atas kiranya perpustakaan perlu mengorganisasikan kembali koleksi dan informasi yang ada di perpustakaan agar bisa ditelusur secara mudah.[2] Pengorganisasian  koleksi dan informasi  berarti menciptakan catalog dan index  yang tadinya dikerjakan secara manual berubah menjadi katalog dalam format web.

Rumusan Masalah dan Tujuan Penulisan

Berdasarkan kondisi tersebut di atas, maka rumusan masalah dalam tulisan ini adalah apakah peranan TIK dalam Organisasi Informasi perpustakaan di era global ? Adapun tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengetahui peranan Teknologi Informasi dalam Organisasi Informasi perpustakaan di era global

Pengertian TIK, Organisasi Informasi dan Era Global

Dalam wilkipedia Indonesia disebutkan,[3] Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), atau dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah Information and Communication Technologies (ICT), adalah payung besar terminologi yang mencakup seluruh peralatan teknis untuk memproses dan menyampaikan informasi. TIK mencakup dua aspek yaitu teknologi informasi dan teknologi komunikasi. Teknologi informasi meliputi segala hal yang berkaitan dengan proses, penggunaan sebagai alat bantu, manipulasi, dan pengelolaan informasi. Sedangkan teknologi komunikasi adalah segala sesuatu yang berkaitan dengan penggunaan alat bantu untuk memproses dan mentransfer data dari perangkat yang satu ke lainnya. Oleh karena itu, teknologi informasi dan teknologi komunikasi adalah dua buah konsep yang tidak terpisahkan. Jadi Teknologi Informasi dan Komunikasi mengandung pengertian luas yaitu segala kegiatan yang terkait dengan pemrosesan, manipulasi, pengelolaan, pemindahan informasi antar media. Istilah TIK muncul setelah adanya perpaduan antara teknologi komputer (baik perangkat keras maupun perangkat lunak) dengan teknologi komunikasi pada pertengahan abad ke-20.

Sedangkan menurut Siregar [4]ICT didefinisikan sebagai cara-cara elektronik dalam pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan pengkomunikasian informasi yang terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak dan jaringan komputer yang melahirkan revolusi digital.

Dari kedua pengertian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa TIK adalah perpaduan antara teknologi komputer dan teknologi informasi yang terkait dengan kegiatan pemrosesan, manipulasi, pengelolaan, pemindahan informasi antar media.

Pengertian Organisasi Informasi

Menurut Yulia[5] bahwa organisasi informasi di perpustakaan  berkisar pada pelbagai kegiatan yang bertujuan agar supaya setiap bahan pustaka dalam koleksi perpustakaan dapat diketahui tempat fisiknya melalui nomor panggil,dan dikenali melalui sajian ringkas yang disebut cantuman bibliografi.

Dari apa yang disampaikan Yulia dapatlah dikatakan bahwa organisasi informasi adalah suatu kegiatan pengaturan atau mengorganisasikan informasi untuk memudahkan temu kembali informasi di perpustakaan.

Pengertian Era Global

[6]Menurut asal katanya, kata “globalisasi” diambil dari kata global, yang maknanya ialah universal. Achmad Suparman menyatakan Globalisasi adalah suatu proses menjadikan sesuatu (benda atau perilaku) sebagai ciri dari setiap individu di dunia ini tanpa dibatasi oleh wilayah . Sedangkan Emanuel Ritcher globalisasi didefinisikan sebagai jaringan kerja global secara bersamaan menyatukan masyarakat yang sebelumnya terpencar-pencar dan terisolasi ke dalam saling ketergantungan dan persatuan dunia.

Peran ICT  dalam Organisasi Informasi  Perpustakaan

            Dahulu orang membuat katalog masih dengan cara manual .Pustakawan harus mengetik satu-satu katalog yang dibutuhkan, dan memperbanyak dengan mesin duplikator.  Seiring dengan perkembangan teknologi komputer , katalog bisa dibuat dan diperbanyak  dengan mudah dan cepat. Database yang sudah terbentuk bisa digunakan untuk membuat berbagai jenis bibliografi seperti daftar tambahan koleksi buku. Database katalog ini dapat diakses oleh pengguna perpustakaan yang dikenal dengan OPAC (Online Public Access Catalog . Menurut Siregar peralihan katalog manual ke bentuk online disamping banyak menghemat waktu pengguna dalam penelusuran, juga mampu meningkatkan efisiensi pekerjaan pengatalogan bahan-bahan pustaka baru. Katalog elektronik juga terbukti mampu mempromosikan koleksi suatu perpustakaan sehingga tingkat pengunaannya semakin tinggi. Hal ini bisa terjadi disamping daya tarik dan jangkauan yang lebih luas, juga karena sistem ini menawarkan berbagai kelebihan fasilitas akses yang tidak dimiliki oleh katalog manual seperti penelusuran melalui nomor panggil dan penerbit, ditambah boolean logic.

Dengan perkembangan ICT , koleksi perpustakaan konvensional yang kebanyakan berbasis cetak mulai dibuat dalam bentuk digital, seperti koleksi local content (skripsi, thesis, disertasi, karya penelitian). Koleksi bukupun sudah banyak tersedia dalam edisi elektronik. Perkembangan sumberdaya informasi baru ini juga didukung dengan perkembangan yang pesat di bidang sistem akses dan temu kembali informasi, sehingga menjadikan akses informasi elektronik sebagai salah satu pilihan yang semakin penting dalam pemenuhan kebutuhan masyarakat akan informasi.

Menurut Lasa Pemanfaatan Teknologi informasi di perpustakaan didasarkan pertimbangan bahwa:

  1. Kemudahan memperoleh produk teknologi
  2. Harga produk teknologi informasi semakin terjangkau
  3. Kemampuan teknologi informasi itu sendiri
  4. Tuntutan pengguna perpustakaan

Lebih lanjut Lasa mengatakan bahwa penerapan teknologi informasi di perpustakaan diperoleh beberapa keuntungan antara lain:

  1. Lebih efektif dan efisien dalam melaksanakan kegiatan kepustakawanan
  2. Memberikan layanan yang lebih cepat, mudah dan tepat
  3. Mengembangkan infra struktur perpustakaan
  4. Meningkatkan eksistensi perpustakaan

Di era global pustakawan sebagai penyedia informasi harus bisa menjawab tantangan agar informasi dapat ditelusur dengan cepat, tepat, mudah dan efisien.[7] Dengan perkembangan ICT maka munculah banyak istilah tentang perpustakaan antara lain Istilah e-library (perpustakaan elektronik), digital library (perpustakaan digital), virtual library (perpustakaan maya), automated library (perpustakaan terotomasi), dan hybrid library (perpustakaan kombinasi). Istilah tersebut merupakan model pengembangan perpustakaan yang berbasiskan ICT yang diharapkan mampu menyelesaikan permasalah yang berkembang saat ini.

Lebih lanjut dikemukakan bahwa Perpustakaan konvensional biasanya terdiri dari fisik, format cetak, membeli koleksi dan fotocopy, peminjaman/pengembalian fisik, jumlah terbatas, terbatas ruang dan waktu. Sedangkan untuk perpustakaan Digital bersifat virtual, format digital, berlangganan dan digitalisasi, tayangan langsung / download / cdrom, jumlah unlimited, komputer / online

Konten dari perpustakaan digital sama seperti  perpustakaan konvensional hanya bentuknya berubah menjadi digital. Konten terdiri dari e-book, skripsi/thesis, journal, modul, presentation, video, audio/music, karya seni.

Menurut Siregar pemanfaaan ICT pada perpustakaan dapat dikatagorikan ke dalam dua kelompok yaitu otomasi perpustakaan dan pelayanan digital.

Otomoasi Perpustakaan

Otomasi perpustakaan adalah komputerisasi kegiatan rutin dan operasi sistem kerumahtanggaan perpustakaan (library housekeeping) yang mencakup pengadaan, pengatalogan termasuk penyediaan katalog online (OPAC), pengawasan sirkulasi dan serial. Dengan kata lain perpustakaan terotomasi adalah suatu perpustakaan yang menggunakan sistem terotomasi untuk penanganan sebagian atau seluruh kegiatan rutinnya. Otomasi perpustakaan, khususnya pengembangan database katalog merupakan embrio lahirnya online searching yang sempat populer di negara maju sebelum penggunaan internet meluas.

Pelayanan Digital

Pelayanan digital adalah penyediaan fasilitas akses jauh (remote acces) dan publikasi elektronik. Perpustakaan digital (Digital Library) adalah suatu perpustakaan yang koleksi disimpan di format yang digital (sebagai lawan cetakan, microform, atau media yang lain) dan dapat diakses oleh computers. Jumlah artikel jurnal sebagai publikasi elektronik tumbuh dan berkembang  dengan pesat. Dokumen lama didigitalisasi agar dapat diakses secara elektronik, termasuk bahan kelabu (gray literatur) yang sebelumnya sulit diperoleh.

Karakteristik Perpustakaan Digital

  1. 1.      Sistem informasi elektronik yang dinamis : Kedinamisan sistem informasi ini terletak pada kemudahan dalam pengembangan sistem, seperti model pencarian dengan berbagai jenis aturan, tambal sulam sistem. Data-data elektronik dapat dimodifikasi, disimpan, ditampilkan dengan berbagai keinginan. Pengumpulan dan Pengintegrasian dari Isi ilmiah. Obyek digital dapat dikumpulkan menjadi satu dengan menggunakan banyak kriteria.
  2. Menciptakan / Memelihara Isi local: Menciptakan dan memelihara local content yang dipelihara dengan baik mejadi karakteristik tersendiri bagi perpustakaan. Dengan memperbanyak local konten maka perpustakaan manjadi tujuan utama pengguna, karena informasi yang diinginkan hanya terdapat pada perpustakaan tersebut, sehingga perpustakaan tersebut menjadi terkenal karena sering dikunjungi. Pengembangan local konten dapat berubah Jurnal, majalah, buku, multimedia yang berisi muatan local misalnya laporan penelitian, laporan pengabdian masyarakat, laporan kerja praktek, laporan kapki / kku / pkm, buku dies natalis, skripsi / thesis, modul kuliah, presentasi kuliah, seminar, rekaman video seminar, acara-acara khusus, rekaman audio, karya arsitektur (bentuk gambar) dan masih banyak lagi bentuk-bentuk multimedianya.
  3. Memperkuat – mekanisme dan kapasitas sistim informasi / layanan: Sistem informasi layanan pada perpustakaan digital menjadi lebih banyak baik yang berkunjung secara fisik di perpustakaan, maupun yang berkunjung menggunakan media internet. Kapasitas konten yang tersimpan juga tidak dipengaruhi oleh berapa jumlah peminjam/pembaca.
  4. Meningkatkan Portabilitas: konten perpustakaan dapat dengan mudah dipindah dari ruang satu ke ruang lain atau bentuk satu ke bentuk lain, sehingga sangat memudahkan para pengguna/pustakawan dalam pengelolaannya. Efisiensi Akses : konten yang diakses mampu didapat dengan cepat dan tepat sesuai dengan dengan kebutuhan pengguna. Fleksibel: konten dapat dipindahkan dari ruang satu ke ruang lain, content dapat direkayasa menjadi bentuk lain: misalnya di copy dan cetak.
  5. Ketersediaan: konten perpustakaan yang ada tidak tergantung pada jumlah yang ada. Konten dapat di gandakan sesuai dengan keinginan. Sebagai missal peralatan multimedia dapat dipinjam untuk dilihat/didengarkan dengan jumlah pengunjung tak terbatas.
  6. Pemeliharaan jangka panjang: konten perpustakaan digital memiliki umur jauh lebih lama dibandingkan dengan konten fisik. Konten fisik membutuhkan pemeriharaan / perlakuan yang istimewa karena bisa rusak. Sementara content digital dapat di peliharan / simpan dengan waktu yang cukup panjang dan dapat disimpan dalam berbagai media penyimpanan. Misalnya hardisk, CD/DVD dan tape.
  7. Integrasi/organisasi: Perpustakaan digital memerlukan organisasi yang baik, organisasi sumber daya manusia, organisasi content. Pengintegrasian data yang diorganisasi dengan baik, akan menghasilkan informasi yang baik pula.
  8. Hak cipta: Yakinkan bahwa konten yang di akses tidak melanggar hak cipta, sehingga pengguna maupun pihak perputakaan tidak khawatir dengan dampak dari akses digital tersebut.
  9. Memerlukan Jalur pintu akses informasi tunggal: Desain akses data seharusnya menggunakan jalur satu akses informasi, agar informasi yang didapatkan akurat. Sering dilakukan oleh pihak perpustakaan bahwa akses dalam gedung dibuat berbeda dengan akses melalui internet. Data yang ditampilkan pada layanan di gedung, tidak sama dengan data yang ditampilkan di internet. Hal ini akan menyulitkan pengguna dalam peminjaman content. Meskipun pemisahan ini dilakukan seharusnya dilakukan sinkronisasi agar isinya sama.
  10. Multi: pada perpustakaan digital banyak sekali multi yaitu multi format, multi media, dan multi platform. Format konten dapat disajikan dalam berbagai bentuk, misalnya .doc, pdf, mp3, mp4, flv, dat. Sedangkan multi media dapat berupa audio dan video dan dapat disimpan dalam banyak platform misalnya disimpan dalam sistem operasi Windows dan Linux.

Melalui UU 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan, pemerintah mengharapkan para pengelola perpustakaan di lembaga swasta maupun di lembaga pemerintah , untuk melakukan pengembangan layanan perpustakaan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi yang berkembang.

Dalan UU Perpustakaan Pasal 19 (ayat1) Pengembangan perpustakaan merupakan upaya peningkatan sumber daya, pelayanan, dan pengelolaan perpustakaan, baik dalam hal kuantitas maupun kualitas. (Ayat 2) Pengembangan perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan berdasarkan karakteristik, fungsi dan tujuan, serta dilakukan sesuai dengan kebutuhan pemustaka dan masyarakat dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi. (Ayat 3) Pengembangan perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilakukan secara berkesinambungan.

Dengan penerapan Teknologi Informasi yang tepat, pengelolaan perpustakaan akan lebih cepat dan efisien, juga standart layanan kepada masyarakat pengguna dapat ditingkatkan, bagi pengguna sendiri akan sangat terbantu karena banyak kemudahan yang ditawarkan.

Kesimpulan:

  1. Perkembangan teknologi informasi telah membawa perubahan yang besar terhadap organisasi Informasi Perpustakaan. Pengembangan akses informasi elektronik di perpustakaan  dimulai dari pengembangan otomasi kegiatan rutin perpustakan seperti pengadaan, pengatalogan, penyediaan katalog online sampai dengan kegiatan sirkulasi dan akses temu balik informasi. Dan kemudian memproduksi sumberdaya informasi digital dengan mengembangkan bahan-bahan digital sebagai koleksi e-library.
  2. Pemanfaatan Teknologi informasi di perpustakaan didasarkan pertimbangan bahwa:

Kemudahan memperoleh produk teknologi, harga produk teknologi informasi semakin terjangkau, kemampuan teknologi informasi itu sendiri dan tuntutan pengguna perpustakaan.

3        Penerapan teknologi informasi di perpustakaan terdapat beberapa keuntungan: Lebih efektif dan efisien dalam melaksanakan kegiatan kepustakawanan, memberikan layanan yang lebih cepat, mudah dan tepat, mengembangkan infra struktur perpustakaan, meningkatkan eksistensi perpustakaan.

DAFTAR PUSTAKA

Budiasri, R. Trisno.  2010. Layanan Perpustakaan. Semarang: Badan Arsip dan Perpustakaan Propinsi Jawa Tengah.

http://duniaperpustakaan.com/2010/02/13/organisasi-informasi-perpustakaan-berbasis-

            technologi dan tantangannya/ (diunduh  12 Oktober 2010)

http://id.wikipedia.org/wiki/Teknologi_Informasi_Komunikasi (diunduh 12 Oktober 2010)

Siregar, A. Ridwan. 2004. Perpustakaan :Energi Pembangunan Bangsa.Medan: Usu Press

Yulia, Yuyu. 2007. Materi Pokok Pengolahan Bahan Pustaka. Jakarta: UT, hal. 1.2

http://id.wikipedia.org/wiki/Globalisasi (diunduh 13 Oktober 2010)

Lasa HS. 2009. Kamus Kepustakawanan Indonesia.Yogyakarta: Pustaka Book Pub.


[1] Budiasri, R. Trisno.  2010. Layanan Perpustakaan. Semarang: Badan Arsip dan Perpustakaan Propinsi Jawa Tengah

[4] Siregar, A. Ridwan. 2004. Perpustakaan :Energi Pembangunan Bangsa.Medan: Usu Press, h. 40

[5] Yulia, Yuyu. 2007. Materi Pokok Pengolahan Bahan Pustaka. Jakarta: UT, hal. 1.2

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s