KEBIJAKAN PENGEMBANGAN KOLEKSI DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS DIPONEGORO

I.                   PENDAHULUAN

UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro merupakan Perpustakaan Perguruan tinggi yang  bertujuan  menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi  yang meliputi  pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian  pada  masyarakat. Untuk  mencapai  tujuan  tersebut  perpustakaan  perlu  menyediakan bahan pustaka yang  sesuai dengan kebutuhan  pemustaka (masyarakat yang dilayani). Agar tujuan tersebut terlaksana perpustakaan  perlu mengenali siapa masyarakat pemakainya dan kebutuhan  informasi apa yang diperlukan. Analisis pemakai dan kebutuhan pemakai diperlukan agar perpustakaan mampu menyediakan  informasi  yang  relevan dan up to date (mutakhir) sesuai dengan kebutuhan pemakainya.

Dalam menyediakan bahan pustaka atau informasi bagi pemakai, di perpustakaan  dikenal  dengan  istilah  pengembangan koleksi  yang  kegiatannya  meliputi memilih dan mengadakan bahan pustaka sesuai dengan kebutuhan pemakai dan kebijakan yang  telah ditentukan.

Untuk melaksanakan  kegiatan  pengembangan koleksi  secara terarah diperlukan suatu  ketentuan yang jelas yang dapat digunakan sebagai pedoman bagi pustakawan pengadaan baik dalam kegiatan pemilihan bahan pustaka (seleksi) maupun kegiatan lain dalam pengembangan koleksi.

Kebijakan  pengembangan  koleksi  merupakan alat/sarana untuk mengarahkan  segala aktivitas yang berkaitan dengan perencanaan, pendanaan, pemilihan, dan pengadaan bahan pustaka. Kebijakan  pengembangan koleksi juga merupakan petunjuk untuk mengembangkan koleksi secara terarah. Agar kebijakan  pengembangan  koleksi dapat dilaksanakan secara terarah, kebijakan tersebut harus dituangkan secara tertulis.

Dalam  melaksanakan  pengembangan koleksi perlu diperhatikan faktor-faktor kerelevanan, berorintasi  kepada  kebutuhan  pengguna,  kelengkapan, kemutahiran dan kerjasama.

II.                VISI – MISI
a.      VISI MISI PERPUSTAKAAN

Visi :

Menjadi pusat layanan sumber pembelajaran dan riset berbasis teknologi informasi

Misi:

  1. Menyediakan informasi ilmiah guna mendukung  proses  pembelajaran  dan penelitian, serta pengabdian kepada masyarakat
  2. Menyediakan akses  informasi tanpa batas  ruang dan  waktu
  3. Meningkatkan  kerjasama  jaringan  informasi antar  perpustakaan.

 

VISI MISI PENGEMBANGAN KOLEKSI
Visi:

Menunjang  proses pembelajaran dengan pengayaan informasi melalui pengembangan koleksi yang sesuai dengan  kurikulum

Misi :

  1. Menyediakan dan mengembangkan  informasi yang  menunjang  Tri Dharma Perguruan Tinggi yang  berbasis  teknologi  informasi dalam  menunjang  proses belajar  mengajar di lingkungan Universitas Diponegoro.
  2. Inventarisasi kebutuhan bahan pustaka pada semua program studi, jurusan, dan fakultas di lingkungan Undip
  3. Penyusunan daftar koleksi berdasarkan skala prioritas.

 

Tujuan kebijakan :

Kebijakan pengembangan koleksi bertujuan memberikan pedoman dalam  menyelenggarakan  pengembangan koleksi perpustakaan Universitas Diponegoro Semarang baik melalui  hadiah,  pembelian maupun tukar menukar dengan menunjukkan  langkah-langkah/  prosedur yang  perlu ditempuh agar dalam pemilihan  koleks i   perpustakaannya tepat dan berdaya guna.

III.             KOMUNITAS YANG DILAYANI

UPT Perpustakaan  Undip merupakan salah satu perpustakaan perguruan tinggi, dimana masyarakat yang dilayani adalah civitas akademika Undip. Undip saat ini memiliki 11 Fakultas dengan 68 program studi, dengan jumlah  mahasiswa kurang  lebih 40.000 orang,  jumlah dosen  1687 orang  dan  memiliki  jumlah koleksi  kurang  lebih  107.000 eksemplar dari 43.000 judul.  Fakultas yang ada di Undip terdiri dari: Fakultas kedokteran, Fakultas Ekonomi, Fakultas Hukum, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Fakultas ilmu Budaya, Fakultas Peternakan, Fakultas MIPA, Fakultas Perikanan dan  ilmu Kelautan, Fakultas Kesehatan Masyarakat, Fakultas Psikologi, Fakultas teknik, dan Pasca Sarjana.

IV.             TANGUNG JAWAB ATAS PENGEMBANGAN KOLEKSI

Di UPT Perpustakaan Undip yang  bertanggung  jawab atas pengembangan koleksi  adalah  Kepala  Perpustakaan  dibantu oleh pustakawan bidang  pengadaan.

Pustakawan pengadaan bertugas membuat daftar usulan koleksi . Daftar usulan  tersebut dimintakan  persetujuan  Kepala UPT Perpustakaan . Agar terbentuk suatu  koleksi  yang  dapat  menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi, Pustakawan di bagian  pengadaan bertugas  melakukan  seleksi  bahan pustaka yang disesuaikan dengan kebutuhan  civitas akademika Undip. Dalam melaksanakan tugas tersebut pustakawan pengadaan melakukan kerja sama dengan  para dosen dan  pustakawan fakultas untuk  mengajukan  daftar usulan buku     sesuai dengan  kebutuhan  masing-masing  fakuktas. Di samping  itu  pustakawan  pengadaan juga meminta bantuan dosen  melalui  kepala  Perpustakaan  agar  mau  mengirimkan  judul-judul  buku yang  menjadi  karyanya  ke  perpustakaan . Buku-buku  karya dosen Undip  tersebut selanjutnya dibeli, atau dosen  tersebut memberikan hadiah ke perpustakaan.

V.                PENDANAAN DAN ALOKASI

Pengadaan  bahan pustaka dapat dilakukan dengan  cara pembelian, hadiah dan tukar-menukar. Di UPT Perpustakaan  Undip, kegiatan pembelian bahan pustaka diperoleh  melalui dana  APBN  (pemerintah)  dan dana  PNBP (Undip). Dana tersebut dialokasikan untuk pembelian bahan pustaka buku dengan memperhatikan kebutuhan 12 fakultas yang ada.

  1. KEBIJAKAN SELEKSI, PROSEDUR DAN PRIORITAS

Otoritas  yang  melaksanakan  seleksi  adalah  dosen dan  pustakawan. Sedangkan mahasiswa boleh memberikan usulan  dengan memperhatikan kebutuhan perkuliahan.  Yang  membuat  rumusan  kebi jakan  seleksi adalah  pustakawan  pengadaan,  dimana dalam  melakukan  seleksi   perlu  mempertimbangkan  kriteria sebagai berikut:

a.      Kualitas isi

Untuk bahan  pustaka tercetak  yang dibeli baik fiksi maupun non fiksi harus merupakan  hasil  karya dari  para ahli yang  mempunyai otoritas di bidangnya, demikian juga untuk bahan pustaka non cetak.

b.      Kualitas fisik

Bahan  pustaka yang  dipilih penjilidan harus kuat, mudah dibuka dan menarik. Dalam hal cetakan harus mudah dibaca, Margin halaman harus cukup lebar untuk memungkinkan penjilidan ulang . Desain harus menarik, baik desain cover maupun  ilustrasi. Sedangkan untuk bahan non cetak kualitas teknis bahan yang dibeli harus memenuhi standar profesional.

c.       Penerbit

Bahan pustaka yang dipilih harus merupakan produk penerbit yang mempunyai  reputasi  yang  baik khususnya dalam penyajian  materi. Demikian juga untuk bahan non cetak bahan yang dibeli harus dari distributor / produser yang bereputasi baik.

d.      Kemutakhiran

Bahan pustaka yang akan dipilih harus dilihat  dari tahun penerbitannya., sehingga diperoleh bahan yang selalu  up to date dan mengikuti perkembangan.

e.       Harga

Harga juga  menjadi  pertimbangan  dalam  melakukan  seleksi  bahan pustaka. Apakah  buku  yang akan dibeli sangat dibutuhkan atau banyak digunakan.

Disamping kritria di atas  dalam menyeleksi bahan pustaka juga perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

  1. Pengadaan  buku dengan judul  baru  minimal  setiap judul 3 eksemplar,
  2. Pengadaan buku dengan judul yang sudah ada perlu  melihat tingkat keterpakaian buku yang bisa dilihat dari statistik buku yang dipinjam dan penambahannya dengan melihat eksemplar yang sudah dimiliki.
  3. Alokasi dana pembelian baik melalui dana APBN maupun PNBP  tetap memperhatikan semua fakultas , jurusan dan prodi  yang ada. Artinya setiap fakultas,  jurusan  dan  prodi  yang ada dipertimbangkan untuk  mendapatkan  alokasi dana yang sama.

Buku-buku yang  mendapat prioritas pengadaan adalah:

1. Buku-buku  yang  susah  didapat  seperti  buku-buku  peternakan, perikanan .

2. Buku-buku  karya dosen Undip

Adapun  prosedur  untuk seleksi  bahan  pusaka  adalah sebagai berikut:

  • Menghimpun  alat  seleksi, seperti:
  1. buku pedoman akademik masing-masing fakultas  untuk mengetahui  kurikulum  / silabus mata kuliah
  2.  katalog  penerbit,
  3.  bibliografi,
  4. daftar tambahan  buku baru,
  5.  tinjauan dan resensi,
  6.  katalog buku online,
  7. pangkalan data perpustakaan lain.
  8. Melakukan seleksi bahan pustaka berdasarkan alat  seleksi yang tersedia
  9. Meminta daftar usulan buku ke fakultas
  10. Melihat daftar  usulan  buku  yang  ada: dari dosen, mahasiwa melalui email  yang  sudah  dikirim  ke bagian  pengadaan ataupun lewat daftar usulan buku online yang  tersedia di website Upt Perpustakaan Undip.
  11. Mengecek bahan pustaka yang  diusulkan  melalui OPAC Undip untuk memastikan bahan pustaka tersebut sudah dimiliki atau belum.
  • Membuat daftar usulan buku . Dalam  membuat daftar  usulan buku  harus disesuaikan dengan  jumlah dana yang  tersedia, banyaknya fakultas  , skala  prioritas dan desiderata. Untuk pengadaan melalui dana APBN, daftar  usulan  dibuat dan diajukan  satu  tahun  sebelumnya dari  tahun anggaran yang  ditetapkan. Sedangkan untuk dana PNBP daftar usulan dibuat 4 kali dalam setahun yaitu  bulan Januari, April, Juli dan Oktober.
  • Meminta  persetujuan  kepala UPT Perpustakaan  atas  daftar usulan buku yang sudah dibuat.
  • Daftar  usulan  buku  yang  sudah disetujui   dikirim kepada unit terkait untuk proses lebih lanjut.

PROSEDUR PENGADAAN BAHAN PUSTAKA MELALUI DANA APBN

  1. Kepala UPT Perpustakaan membuat TOR / proposal untuk diajukan kepada pimpinan Universitas.
  2. Pustakawan pengadaan membuat daftar usulan buku  yang disesuaikan dengan jumlah dana yang diajukan.
  3. Setelah selesai daftar usulan diserahkan kepada kepala UPT Perpustakaan , apabila mendapat persetujuan maka daftar usulan tersebut berserta proposal dikirimkan ke panitia lelang Undip.
  4. Selanjutnyua panitia pengadaan melakukan tugas sesuai dengan PP No. 8 tahun 2006 pasal 10 ayat (5) yaitu:

1)      Menyusun jadwal dan menetapkan cara pelaksanaan serta lokasi pengadaan

2)      Menyusun dan menyiapkan harga perkiraan sendiri (HPS)

3)      Menyiapkan dokumen pengadaan

4)      Mengumumkan pengadaan barang/jasa di surat kabar nasional dan / atau propinsi dan / atau papan pengumuman resmi untuk penerangan umum dan juga diumumkan di website pengadaan nasional

5)      Menilai kualifikasi penyedia melalui pascakualifikasi atau prakualifikasi

6)      Melakukan evaluasi terhadap penawaran yang masuk

7)      Mengusulkan calon pemenang

8)      Membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan barang dan jasa

9)      Menandatangani pakta integritas sebelum pelaksanaan pengadaan barang/ jasa dimulai

  1. Selama proses penawaran  berlangsung untuk bahan  pustaka yang berbahasa asing  adakalanya berstatus OOP  (out of Print), OOS (Out of stock), not available (tidak tersedia), NYP (belum terbit) ataupun publication canceled) . maka tugas bagian pengadaan membuat daftar bahan pustaka pengganti dengan  memberi  persyaratan  bahwa  peserta lelang harus dapat menunjukkan surat dari penerbit asli yang menyatakan status buku tersebut,  Hal tersebut dilakukan untuk menghindari kecurangan dalam proses pengadaan . Dan Daftar pengganti yang dibuat tidak boleh berasal dari peserta lelang, agar tidak terjadi permainan harga.
  2. Selama proses pengadaan berlangsung, bagian pengadaan mencatat setiap kegiatan yang berlangsung, seperti pengiriman dilakukan dalam berapa tahap, prosentase buku yang sudah dikirim,  dan juga prosentase penggantian buku yang berstatus.
  3. Menerima buku datang dan mencocokkan dengan daftar usulan buku. Biasanya untuk pengecekan dilakukan dengan nomor kontrak buku.
  4. Shelving untuk buku-buku yang sudah diterima yang diurutkan berdasarkan  nomor Kontrak buku yang ditempel di punggung buku. Nomor kontrak ini dibuat dari nomor urut daftar usulan buku. Hal tersebut dilakukan untuk memudahkan pengecekan selama proses pengiriman , juga memudahkan pengecekan  oleh tim penerima barang ataupun dari BPK.
  5. Setelah proses pengiriman selesai , bagian pengadaan melaporkan kepada panitia penerima barang untuk melakukan pengecekan bahwa buku sudah selesai dikirim.

PROSEDUR PENGADAAN MELALUI DANA PNBP

  1. Membuat daftar usulan buku sesuai dengan jumlah dana yang tersedia
  2. Daftar usulan tersebut diserahkan kepada Ka. UPT
  3. Ka UPT  Perpustakaan menunjuk rekanan yang mempunyai reputasi yang baik dan dianggap mampu untuk melaksanakan tugas tersebut.
  4. Menerima buku datang dan mencocokkan buku dengan dafar pengiriman dan daftar usulan.
  5. Shelving buku yang sudah diterima berdasarkan nomor urut buku
  6. Melaporkan kepada panitia penerima barang
  1. VII.          TINGKAT MATERI YANG DIKUMPULKAN

Tercetak

  1. Teks book :  buku- buku teks, terbitan pemerintah, koleksi referensi
  2. Terbitan Berkala (Periodecals) seperti Koran, Majalah dll.
  3. Jurnal
  4. Grey Literature seperti Tesis, Disertasi, Laporan Penelitian

Non Cetak

  1. CD ROM : Proquest, CD Suplement Buku dan Majalah,
  2. DVD Sampoerna (Permata Bangsaku dan Maestro)
  3. Koleksi Digital (Tesis, Disertasi dan Penelitian)
  4. Online Jurnal (Proquest )

VIII.       PEMAKAI YANG MENDAPAT PRIORITAS

Civitas akademika Undip mendapat prioritas yang sama dalam seleksi bahan pustaka  yang disesuaikan dengan dana/ anggaran yang ada dan  kebutuhan masing-masing yang bisa dilihat dari fakultas, jurusan maupun prodi.

IX.             PENJUAL /PENERBIT ( KODIFIKASI)

Untuk dana APBN   pengadaannya dengan sistem lelang, sehinga tergantung dari penerbit/ distributor yang menang lelang.

X.                KOLEKSI KHUSUS

Koleksi khusus yang dimiliki perpustakaan Undip adalah koleksi tesis, disertasi dan laporan  penelitian  yang diperoleh dari dosen yang akan  mengajukan kenaikan pangkat.  Disamping  itu perpustakaan juga mempunyai koleksi hasil kerja sama  yaitu  koleksi Bank Dunia, koleksi Sampoerna Corner, Koleksi Pojok BNI dan Koleksi NBC (Nation Building Corner). Koleksi tersebut menjadi tanggungjawab pustakawan   yang ditugasi untuk mengolah  dan  melayankan bahan  pustaka tersebut, sedangkan untuk pengadaannya tergantung dari masing-masing lembaga tersebut.

XI.             PENYIANGAN KOLEKSI (WEEDING)

Penyiangan  koleksi adalah  suatu praktek  pengeluaran atau pemindahan ke gudang , duplikat bahan pustaka, buku-buku yang jarang digunakan, dan bahan pustaka lainnya yang tidak lagi dimanfaatkan oleh pengguna. Penyiangan  dilakukan  agar bahan pustaka yang dimiliki selalu up to date, tepat guna dan mencermikan tujuan perpustakaan. Disamping itu juga  menghemat ruangan agar  tidak penuh, juga  meningkatkan akses   pada koleksi. Adapun kriteria penyiangan  koleksi yang ada di UPT Perpustakaan Undip adalah sebagai berikut:

  1. Subyek tidak sesuai lagi dengan kebutuhan pengguna perpustakaan
  2.  Bahan pustaka yang sudah usang isinya atau sudah kadaluwarsa.
  3. Edisi terbaru sudah ada, apabila eksemplar terlalu banyak maka yang  lama dapat dikeluarkan dari koleksi
  4. Bahan pustaka yang tingkat kerusakannya sudah tidak bisa diperbaiki lagi.
  5. Bahan pustaka yang isinya tidak lengkap lagi dan tidak dapat diusahakan gantinya.
  6. Bahan pustaka yang jumlah eksemplarnya banyak, tetapi frekuensinya rendah. biasanya buku-buku yang didapatkan melalui hadiah jumlah eksemplarnya banyak sehingga perlu disiangi agar tidak memakan  tempat. Maksimal 5 eks yang di sirkulasi dan 1 eks untuk koleksi cadangan /tandon.
  7. Hadiah yang diperoleh tanpa diminta, dan tidak sesuai dengan kebutuhan pemustaka.
  8. Termasuk dalam  katagori  buku yang dilarang  menurut  hukum  untuk beredar.
  9. Bahan pustaka yang tidak digunakan lagi dan tidak dibutuhkan

Dalam  melakukan penyiangan ,  harus mempertimbangkan berbagai aspek seperti: mengkaji ulang  perkembangan  kebutuhan  informasi  pemustaka,  melihat riwayat  pemanfaatan  bahan pustaka tersebut, dan juga anggaran yang  tersedia untuk pengembangan koleksi.

Yang  melaksanakan penyiangan adalah pustakawan , adapun prosedur penyiangan adalah sebagai berikut:

  1. Pustakawan    mengadakan pemilihan  bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi berdasarkan pedoman penyiangan.
  2. Pustakawan  mendata buku-buku yang akan disiangi .
  3. Buku yang dikeluarkan dari koleksi, kartu bukunya dikeluarkan dari kantong  buku  yang  bersangkutan. Begitu pula dengan  katalognya, harus dihapus dari Opac.
  4. Buku-buku tersebut distempel/ dicap “ dikeluarkan dari koleksi perpustakaan” sebagai bukti bahwa bahan pustaka tersebut sudah dikeluarkan dari koleksi perpustakaan.
  5. Apabila bahan tersebut masih dapat dipakai orang lain, dan jumlahnya banyak , maka dapat disisihkan  untuk bahan  penukaran atau hadiah
  6. Apabila dalam beberapa tahun buku itu tidak ada yang membutuhkan , maka buku itu dapat dikeluarkan dari koleksi perpustakaan.
  7. Bahan pustaka yang akan dikeluarkan harus dibuatkan berita acara, dan beberapa prosedur administrasi lainnya dengan memperhatikan peraturan yang berlaku tentang penghapusan  barang milik negara.

XII.          KEBIJAKAN HADIAH DAN SUMBANGAN

Perpustakaan menerima hadiah atau sumbangan dari manapun dan berhak menyeleksi  hadiah  tersebut  sesuai dengan kebutuhan, dengan mempertimbangkan cakupan buku-buku yang disumbangkan sesuai dengan kebutuhan , tingkat pemanfaatan koleksi, juga pengolahan dan penyimpanannya.

  1. Hadiah atas permintaan, prosedurnya:
    1. Menyusun daftar buku yang akan diajukan kepada pihak pemberi sumbangan
    2. Mengirimkan surat permohonan dengan disertai daftar buku yang dibutuhkan
    3. Apabila permohonan diterima, mengirimkan ucapan terima kasih
    4. Menerima buku-buku sumbangan dan mencocokkan dengan daftar pengantar apakah sudah sesuai/ belum dengan daftar usulan yang dibuat.
    5. Mengolah buku sumbangan sesuai  prosedur.

2.  Hadiah tidak atas permintaan, prosedurnya:

    1. Buku yang dierima dicocokkan dengan surat pengantar.
    2. Mengirimkan surat ucapan terima kasih
    3. Buku yang diterima diperiksa , apakah subyek sesuai dengan kebijakan pengembangan koleksi, apabila sesuai buku dapat  diproses. Apabila jumlahnya banyak buku tersebut dapat dihadiahkan ke perpustakaan fakultas atau perpustakaan lain. Jika buku tidak sesuai disisihkan untuk bahan pertukaran atau dihadiahkan kembali kepada pihak lain .

XIII.  Kebjakan tukar- menukar

Tukar menukar koleksi yang dilakukan adalah dengan mengirimkan koleksi  yang  diterbitkan  sendiri, seperti, warta perpustakaan, daftar tambahan koleksi buku baru, dan juga buku hadiah yang jumlah eksemplarnya banyak .

XIV.       KERJASAMA

Koleksi yang dimiliki perpustakaan  sebaiknya hasil  kerja sama semua pihak yang berkepentingan dalam pengembangan koleksi dalam hal ini adalah pustakawan pengadaan, pustakawan fakultas,  kepala perpustakaan, dosen, mahasiswa . Karena dari  kerjasama  yang  baik  akan diperoleh  koleksi  yang sesuai  dengan  kebutuhan . Sedangkan   kerjasama dengan lembaga ataupun perpustakaan lain dapat dilakukan dengan cara tukar menukar koleksi, hadiah ataupun penggandaan  koleksi.

XV.       KEBIJAKAN KELUHAN DAN PENGADUAN

Untuk Keluhan atau  pengaduan  dapat dimasukkan  ke dalam kotak saran  yang tersedia  atau   langsung  menemui  petugas  perpustakaan ataupun kepala perpustakaan. Bahan pustaka yang dihilangkan ,  harus mengganti  sesuai dengan bahan pustaka yang dihilangkan atau  mengganti  uang  yang  jumlahnya  sesuai dengan harga bahan  pustaka tersebut.

  1. Lampiran-lampiran:

DAFTAR PUSTAKA

Septiyantono, Tri dan Umar Sidik.2003. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi.  Editor. Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab

Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia

Yulia,Yuyu.2009. Materi Pokok Pengembangan Koleksi; 1-9; PUST 2230. Jakarta: Universitas Terbuka