I. PENDAHULUAN
UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro merupakan Perpustakaan Perguruan tinggi yang bertujuan menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi yang meliputi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. Untuk mencapai tujuan tersebut perpustakaan perlu menyediakan bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan pemustaka (masyarakat yang dilayani). Agar tujuan tersebut terlaksana perpustakaan perlu mengenali siapa masyarakat pemakainya dan kebutuhan informasi apa yang diperlukan. Analisis pemakai dan kebutuhan pemakai diperlukan agar perpustakaan mampu menyediakan informasi yang relevan dan up to date (mutakhir) sesuai dengan kebutuhan pemakainya.
Dalam menyediakan bahan pustaka atau informasi bagi pemakai, di perpustakaan dikenal dengan istilah pengembangan koleksi yang kegiatannya meliputi memilih dan mengadakan bahan pustaka sesuai dengan kebutuhan pemakai dan kebijakan yang telah ditentukan.
Untuk melaksanakan kegiatan pengembangan koleksi secara terarah diperlukan suatu ketentuan yang jelas yang dapat digunakan sebagai pedoman bagi pustakawan pengadaan baik dalam kegiatan pemilihan bahan pustaka (seleksi) maupun kegiatan lain dalam pengembangan koleksi.
Kebijakan pengembangan koleksi merupakan alat/sarana untuk mengarahkan segala aktivitas yang berkaitan dengan perencanaan, pendanaan, pemilihan, dan pengadaan bahan pustaka. Kebijakan pengembangan koleksi juga merupakan petunjuk untuk mengembangkan koleksi secara terarah. Agar kebijakan pengembangan koleksi dapat dilaksanakan secara terarah, kebijakan tersebut harus dituangkan secara tertulis.
Dalam melaksanakan pengembangan koleksi perlu diperhatikan faktor-faktor kerelevanan, berorintasi kepada kebutuhan pengguna, kelengkapan, kemutahiran dan kerjasama.
II. VISI – MISI
a. VISI MISI PERPUSTAKAAN
Visi :
Menjadi pusat layanan sumber pembelajaran dan riset berbasis teknologi informasi
Misi:
- Menyediakan informasi ilmiah guna mendukung proses pembelajaran dan penelitian, serta pengabdian kepada masyarakat
- Menyediakan akses informasi tanpa batas ruang dan waktu
- Meningkatkan kerjasama jaringan informasi antar perpustakaan.
VISI MISI PENGEMBANGAN KOLEKSI
Visi:
Menunjang proses pembelajaran dengan pengayaan informasi melalui pengembangan koleksi yang sesuai dengan kurikulum
Misi :
- Menyediakan dan mengembangkan informasi yang menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi yang berbasis teknologi informasi dalam menunjang proses belajar mengajar di lingkungan Universitas Diponegoro.
- Inventarisasi kebutuhan bahan pustaka pada semua program studi, jurusan, dan fakultas di lingkungan Undip
- Penyusunan daftar koleksi berdasarkan skala prioritas.
Tujuan kebijakan :
Kebijakan pengembangan koleksi bertujuan memberikan pedoman dalam menyelenggarakan pengembangan koleksi perpustakaan Universitas Diponegoro Semarang baik melalui hadiah, pembelian maupun tukar menukar dengan menunjukkan langkah-langkah/ prosedur yang perlu ditempuh agar dalam pemilihan koleks i perpustakaannya tepat dan berdaya guna.
III. KOMUNITAS YANG DILAYANI
UPT Perpustakaan Undip merupakan salah satu perpustakaan perguruan tinggi, dimana masyarakat yang dilayani adalah civitas akademika Undip. Undip saat ini memiliki 11 Fakultas dengan 68 program studi, dengan jumlah mahasiswa kurang lebih 40.000 orang, jumlah dosen 1687 orang dan memiliki jumlah koleksi kurang lebih 107.000 eksemplar dari 43.000 judul. Fakultas yang ada di Undip terdiri dari: Fakultas kedokteran, Fakultas Ekonomi, Fakultas Hukum, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Fakultas ilmu Budaya, Fakultas Peternakan, Fakultas MIPA, Fakultas Perikanan dan ilmu Kelautan, Fakultas Kesehatan Masyarakat, Fakultas Psikologi, Fakultas teknik, dan Pasca Sarjana.
IV. TANGUNG JAWAB ATAS PENGEMBANGAN KOLEKSI
Di UPT Perpustakaan Undip yang bertanggung jawab atas pengembangan koleksi adalah Kepala Perpustakaan dibantu oleh pustakawan bidang pengadaan.
Pustakawan pengadaan bertugas membuat daftar usulan koleksi . Daftar usulan tersebut dimintakan persetujuan Kepala UPT Perpustakaan . Agar terbentuk suatu koleksi yang dapat menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi, Pustakawan di bagian pengadaan bertugas melakukan seleksi bahan pustaka yang disesuaikan dengan kebutuhan civitas akademika Undip. Dalam melaksanakan tugas tersebut pustakawan pengadaan melakukan kerja sama dengan para dosen dan pustakawan fakultas untuk mengajukan daftar usulan buku sesuai dengan kebutuhan masing-masing fakuktas. Di samping itu pustakawan pengadaan juga meminta bantuan dosen melalui kepala Perpustakaan agar mau mengirimkan judul-judul buku yang menjadi karyanya ke perpustakaan . Buku-buku karya dosen Undip tersebut selanjutnya dibeli, atau dosen tersebut memberikan hadiah ke perpustakaan.
V. PENDANAAN DAN ALOKASI
Pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara pembelian, hadiah dan tukar-menukar. Di UPT Perpustakaan Undip, kegiatan pembelian bahan pustaka diperoleh melalui dana APBN (pemerintah) dan dana PNBP (Undip). Dana tersebut dialokasikan untuk pembelian bahan pustaka buku dengan memperhatikan kebutuhan 12 fakultas yang ada.
- KEBIJAKAN SELEKSI, PROSEDUR DAN PRIORITAS
Otoritas yang melaksanakan seleksi adalah dosen dan pustakawan. Sedangkan mahasiswa boleh memberikan usulan dengan memperhatikan kebutuhan perkuliahan. Yang membuat rumusan kebi jakan seleksi adalah pustakawan pengadaan, dimana dalam melakukan seleksi perlu mempertimbangkan kriteria sebagai berikut:
a. Kualitas isi
Untuk bahan pustaka tercetak yang dibeli baik fiksi maupun non fiksi harus merupakan hasil karya dari para ahli yang mempunyai otoritas di bidangnya, demikian juga untuk bahan pustaka non cetak.
b. Kualitas fisik
Bahan pustaka yang dipilih penjilidan harus kuat, mudah dibuka dan menarik. Dalam hal cetakan harus mudah dibaca, Margin halaman harus cukup lebar untuk memungkinkan penjilidan ulang . Desain harus menarik, baik desain cover maupun ilustrasi. Sedangkan untuk bahan non cetak kualitas teknis bahan yang dibeli harus memenuhi standar profesional.
c. Penerbit
Bahan pustaka yang dipilih harus merupakan produk penerbit yang mempunyai reputasi yang baik khususnya dalam penyajian materi. Demikian juga untuk bahan non cetak bahan yang dibeli harus dari distributor / produser yang bereputasi baik.
d. Kemutakhiran
Bahan pustaka yang akan dipilih harus dilihat dari tahun penerbitannya., sehingga diperoleh bahan yang selalu up to date dan mengikuti perkembangan.
e. Harga
Harga juga menjadi pertimbangan dalam melakukan seleksi bahan pustaka. Apakah buku yang akan dibeli sangat dibutuhkan atau banyak digunakan.
Disamping kritria di atas dalam menyeleksi bahan pustaka juga perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
- Pengadaan buku dengan judul baru minimal setiap judul 3 eksemplar,
- Pengadaan buku dengan judul yang sudah ada perlu melihat tingkat keterpakaian buku yang bisa dilihat dari statistik buku yang dipinjam dan penambahannya dengan melihat eksemplar yang sudah dimiliki.
- Alokasi dana pembelian baik melalui dana APBN maupun PNBP tetap memperhatikan semua fakultas , jurusan dan prodi yang ada. Artinya setiap fakultas, jurusan dan prodi yang ada dipertimbangkan untuk mendapatkan alokasi dana yang sama.
Buku-buku yang mendapat prioritas pengadaan adalah:
1. Buku-buku yang susah didapat seperti buku-buku peternakan, perikanan .
2. Buku-buku karya dosen Undip
Adapun prosedur untuk seleksi bahan pusaka adalah sebagai berikut:
- Menghimpun alat seleksi, seperti:
- buku pedoman akademik masing-masing fakultas untuk mengetahui kurikulum / silabus mata kuliah
- katalog penerbit,
- bibliografi,
- daftar tambahan buku baru,
- tinjauan dan resensi,
- katalog buku online,
- pangkalan data perpustakaan lain.
- Melakukan seleksi bahan pustaka berdasarkan alat seleksi yang tersedia
- Meminta daftar usulan buku ke fakultas
- Melihat daftar usulan buku yang ada: dari dosen, mahasiwa melalui email yang sudah dikirim ke bagian pengadaan ataupun lewat daftar usulan buku online yang tersedia di website Upt Perpustakaan Undip.
- Mengecek bahan pustaka yang diusulkan melalui OPAC Undip untuk memastikan bahan pustaka tersebut sudah dimiliki atau belum.
- Membuat daftar usulan buku . Dalam membuat daftar usulan buku harus disesuaikan dengan jumlah dana yang tersedia, banyaknya fakultas , skala prioritas dan desiderata. Untuk pengadaan melalui dana APBN, daftar usulan dibuat dan diajukan satu tahun sebelumnya dari tahun anggaran yang ditetapkan. Sedangkan untuk dana PNBP daftar usulan dibuat 4 kali dalam setahun yaitu bulan Januari, April, Juli dan Oktober.
- Meminta persetujuan kepala UPT Perpustakaan atas daftar usulan buku yang sudah dibuat.
- Daftar usulan buku yang sudah disetujui dikirim kepada unit terkait untuk proses lebih lanjut.
PROSEDUR PENGADAAN BAHAN PUSTAKA MELALUI DANA APBN
- Kepala UPT Perpustakaan membuat TOR / proposal untuk diajukan kepada pimpinan Universitas.
- Pustakawan pengadaan membuat daftar usulan buku yang disesuaikan dengan jumlah dana yang diajukan.
- Setelah selesai daftar usulan diserahkan kepada kepala UPT Perpustakaan , apabila mendapat persetujuan maka daftar usulan tersebut berserta proposal dikirimkan ke panitia lelang Undip.
- Selanjutnyua panitia pengadaan melakukan tugas sesuai dengan PP No. 8 tahun 2006 pasal 10 ayat (5) yaitu:
1) Menyusun jadwal dan menetapkan cara pelaksanaan serta lokasi pengadaan
2) Menyusun dan menyiapkan harga perkiraan sendiri (HPS)
3) Menyiapkan dokumen pengadaan
4) Mengumumkan pengadaan barang/jasa di surat kabar nasional dan / atau propinsi dan / atau papan pengumuman resmi untuk penerangan umum dan juga diumumkan di website pengadaan nasional
5) Menilai kualifikasi penyedia melalui pascakualifikasi atau prakualifikasi
6) Melakukan evaluasi terhadap penawaran yang masuk
7) Mengusulkan calon pemenang
8) Membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan barang dan jasa
9) Menandatangani pakta integritas sebelum pelaksanaan pengadaan barang/ jasa dimulai
- Selama proses penawaran berlangsung untuk bahan pustaka yang berbahasa asing adakalanya berstatus OOP (out of Print), OOS (Out of stock), not available (tidak tersedia), NYP (belum terbit) ataupun publication canceled) . maka tugas bagian pengadaan membuat daftar bahan pustaka pengganti dengan memberi persyaratan bahwa peserta lelang harus dapat menunjukkan surat dari penerbit asli yang menyatakan status buku tersebut, Hal tersebut dilakukan untuk menghindari kecurangan dalam proses pengadaan . Dan Daftar pengganti yang dibuat tidak boleh berasal dari peserta lelang, agar tidak terjadi permainan harga.
- Selama proses pengadaan berlangsung, bagian pengadaan mencatat setiap kegiatan yang berlangsung, seperti pengiriman dilakukan dalam berapa tahap, prosentase buku yang sudah dikirim, dan juga prosentase penggantian buku yang berstatus.
- Menerima buku datang dan mencocokkan dengan daftar usulan buku. Biasanya untuk pengecekan dilakukan dengan nomor kontrak buku.
- Shelving untuk buku-buku yang sudah diterima yang diurutkan berdasarkan nomor Kontrak buku yang ditempel di punggung buku. Nomor kontrak ini dibuat dari nomor urut daftar usulan buku. Hal tersebut dilakukan untuk memudahkan pengecekan selama proses pengiriman , juga memudahkan pengecekan oleh tim penerima barang ataupun dari BPK.
- Setelah proses pengiriman selesai , bagian pengadaan melaporkan kepada panitia penerima barang untuk melakukan pengecekan bahwa buku sudah selesai dikirim.
PROSEDUR PENGADAAN MELALUI DANA PNBP
- Membuat daftar usulan buku sesuai dengan jumlah dana yang tersedia
- Daftar usulan tersebut diserahkan kepada Ka. UPT
- Ka UPT Perpustakaan menunjuk rekanan yang mempunyai reputasi yang baik dan dianggap mampu untuk melaksanakan tugas tersebut.
- Menerima buku datang dan mencocokkan buku dengan dafar pengiriman dan daftar usulan.
- Shelving buku yang sudah diterima berdasarkan nomor urut buku
- Melaporkan kepada panitia penerima barang
- VII. TINGKAT MATERI YANG DIKUMPULKAN
Tercetak
- Teks book : buku- buku teks, terbitan pemerintah, koleksi referensi
- Terbitan Berkala (Periodecals) seperti Koran, Majalah dll.
- Jurnal
- Grey Literature seperti Tesis, Disertasi, Laporan Penelitian
Non Cetak
- CD ROM : Proquest, CD Suplement Buku dan Majalah,
- DVD Sampoerna (Permata Bangsaku dan Maestro)
- Koleksi Digital (Tesis, Disertasi dan Penelitian)
- Online Jurnal (Proquest )
VIII. PEMAKAI YANG MENDAPAT PRIORITAS
Civitas akademika Undip mendapat prioritas yang sama dalam seleksi bahan pustaka yang disesuaikan dengan dana/ anggaran yang ada dan kebutuhan masing-masing yang bisa dilihat dari fakultas, jurusan maupun prodi.
IX. PENJUAL /PENERBIT ( KODIFIKASI)
Untuk dana APBN pengadaannya dengan sistem lelang, sehinga tergantung dari penerbit/ distributor yang menang lelang.
X. KOLEKSI KHUSUS
Koleksi khusus yang dimiliki perpustakaan Undip adalah koleksi tesis, disertasi dan laporan penelitian yang diperoleh dari dosen yang akan mengajukan kenaikan pangkat. Disamping itu perpustakaan juga mempunyai koleksi hasil kerja sama yaitu koleksi Bank Dunia, koleksi Sampoerna Corner, Koleksi Pojok BNI dan Koleksi NBC (Nation Building Corner). Koleksi tersebut menjadi tanggungjawab pustakawan yang ditugasi untuk mengolah dan melayankan bahan pustaka tersebut, sedangkan untuk pengadaannya tergantung dari masing-masing lembaga tersebut.
XI. PENYIANGAN KOLEKSI (WEEDING)
Penyiangan koleksi adalah suatu praktek pengeluaran atau pemindahan ke gudang , duplikat bahan pustaka, buku-buku yang jarang digunakan, dan bahan pustaka lainnya yang tidak lagi dimanfaatkan oleh pengguna. Penyiangan dilakukan agar bahan pustaka yang dimiliki selalu up to date, tepat guna dan mencermikan tujuan perpustakaan. Disamping itu juga menghemat ruangan agar tidak penuh, juga meningkatkan akses pada koleksi. Adapun kriteria penyiangan koleksi yang ada di UPT Perpustakaan Undip adalah sebagai berikut:
- Subyek tidak sesuai lagi dengan kebutuhan pengguna perpustakaan
- Bahan pustaka yang sudah usang isinya atau sudah kadaluwarsa.
- Edisi terbaru sudah ada, apabila eksemplar terlalu banyak maka yang lama dapat dikeluarkan dari koleksi
- Bahan pustaka yang tingkat kerusakannya sudah tidak bisa diperbaiki lagi.
- Bahan pustaka yang isinya tidak lengkap lagi dan tidak dapat diusahakan gantinya.
- Bahan pustaka yang jumlah eksemplarnya banyak, tetapi frekuensinya rendah. biasanya buku-buku yang didapatkan melalui hadiah jumlah eksemplarnya banyak sehingga perlu disiangi agar tidak memakan tempat. Maksimal 5 eks yang di sirkulasi dan 1 eks untuk koleksi cadangan /tandon.
- Hadiah yang diperoleh tanpa diminta, dan tidak sesuai dengan kebutuhan pemustaka.
- Termasuk dalam katagori buku yang dilarang menurut hukum untuk beredar.
- Bahan pustaka yang tidak digunakan lagi dan tidak dibutuhkan
Dalam melakukan penyiangan , harus mempertimbangkan berbagai aspek seperti: mengkaji ulang perkembangan kebutuhan informasi pemustaka, melihat riwayat pemanfaatan bahan pustaka tersebut, dan juga anggaran yang tersedia untuk pengembangan koleksi.
Yang melaksanakan penyiangan adalah pustakawan , adapun prosedur penyiangan adalah sebagai berikut:
- Pustakawan mengadakan pemilihan bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi berdasarkan pedoman penyiangan.
- Pustakawan mendata buku-buku yang akan disiangi .
- Buku yang dikeluarkan dari koleksi, kartu bukunya dikeluarkan dari kantong buku yang bersangkutan. Begitu pula dengan katalognya, harus dihapus dari Opac.
- Buku-buku tersebut distempel/ dicap “ dikeluarkan dari koleksi perpustakaan” sebagai bukti bahwa bahan pustaka tersebut sudah dikeluarkan dari koleksi perpustakaan.
- Apabila bahan tersebut masih dapat dipakai orang lain, dan jumlahnya banyak , maka dapat disisihkan untuk bahan penukaran atau hadiah
- Apabila dalam beberapa tahun buku itu tidak ada yang membutuhkan , maka buku itu dapat dikeluarkan dari koleksi perpustakaan.
- Bahan pustaka yang akan dikeluarkan harus dibuatkan berita acara, dan beberapa prosedur administrasi lainnya dengan memperhatikan peraturan yang berlaku tentang penghapusan barang milik negara.
XII. KEBIJAKAN HADIAH DAN SUMBANGAN
Perpustakaan menerima hadiah atau sumbangan dari manapun dan berhak menyeleksi hadiah tersebut sesuai dengan kebutuhan, dengan mempertimbangkan cakupan buku-buku yang disumbangkan sesuai dengan kebutuhan , tingkat pemanfaatan koleksi, juga pengolahan dan penyimpanannya.
- Hadiah atas permintaan, prosedurnya:
- Menyusun daftar buku yang akan diajukan kepada pihak pemberi sumbangan
- Mengirimkan surat permohonan dengan disertai daftar buku yang dibutuhkan
- Apabila permohonan diterima, mengirimkan ucapan terima kasih
- Menerima buku-buku sumbangan dan mencocokkan dengan daftar pengantar apakah sudah sesuai/ belum dengan daftar usulan yang dibuat.
- Mengolah buku sumbangan sesuai prosedur.
2. Hadiah tidak atas permintaan, prosedurnya:
- Buku yang dierima dicocokkan dengan surat pengantar.
- Mengirimkan surat ucapan terima kasih
- Buku yang diterima diperiksa , apakah subyek sesuai dengan kebijakan pengembangan koleksi, apabila sesuai buku dapat diproses. Apabila jumlahnya banyak buku tersebut dapat dihadiahkan ke perpustakaan fakultas atau perpustakaan lain. Jika buku tidak sesuai disisihkan untuk bahan pertukaran atau dihadiahkan kembali kepada pihak lain .
XIII. Kebjakan tukar- menukar
Tukar menukar koleksi yang dilakukan adalah dengan mengirimkan koleksi yang diterbitkan sendiri, seperti, warta perpustakaan, daftar tambahan koleksi buku baru, dan juga buku hadiah yang jumlah eksemplarnya banyak .
XIV. KERJASAMA
Koleksi yang dimiliki perpustakaan sebaiknya hasil kerja sama semua pihak yang berkepentingan dalam pengembangan koleksi dalam hal ini adalah pustakawan pengadaan, pustakawan fakultas, kepala perpustakaan, dosen, mahasiswa . Karena dari kerjasama yang baik akan diperoleh koleksi yang sesuai dengan kebutuhan . Sedangkan kerjasama dengan lembaga ataupun perpustakaan lain dapat dilakukan dengan cara tukar menukar koleksi, hadiah ataupun penggandaan koleksi.
XV. KEBIJAKAN KELUHAN DAN PENGADUAN
Untuk Keluhan atau pengaduan dapat dimasukkan ke dalam kotak saran yang tersedia atau langsung menemui petugas perpustakaan ataupun kepala perpustakaan. Bahan pustaka yang dihilangkan , harus mengganti sesuai dengan bahan pustaka yang dihilangkan atau mengganti uang yang jumlahnya sesuai dengan harga bahan pustaka tersebut.
- Lampiran-lampiran:
DAFTAR PUSTAKA
Septiyantono, Tri dan Umar Sidik.2003. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Editor. Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab
Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia
Yulia,Yuyu.2009. Materi Pokok Pengembangan Koleksi; 1-9; PUST 2230. Jakarta: Universitas Terbuka